Навіщо потрібні печатки і штампи

На сьогоднішній день практично в кожній організації є печатки і штампи. Вони є свого роду обличчям компанії, її візитною карткою, і по тому, як виконано друк, можна навіть судити про надійність і компетентності компанії.

Виготовити печатки і штампи можна в будь спеціалізованої організації, наприклад можна просто замовити виготовлення печатки на сайті http://an-studio.kiev.ua/.

Варто відразу уточнити, що штамп і печатку — це різні речі.

Друк буває в основному круглої форми, і використовується для підтвердження автентичності документа або підпису на документі. Її відбиток не підлягає виправлення або доповнення, на відміну від відбитка штампа.

Для юридичних осіб існує кілька видів печаток:
1) основна — іноді її ще називають «гербовою». Ставиться на документах для підтвердження їх автентичності. До неї пред’являються найжорсткіші вимоги ГОСТ.

2) додаткова — може бути як круглої, так і трикутної форми. Її відбиток повинен відрізнятися від відбитка основної печатки. Може призначатися як друк для філій організації та / або друк для запевнення певних документів, наприклад рахунок-фактур, накладних, довідок, і т.д. Також додатковими печатками можуть завірятися копії документів.

Штамп само може використовуватися для економії часу при проставленні якийсь часто повторюваної інформації. Може бути круглої, трикутної, квадратної і навіть овальної форми.

В організаціях як правило використовуються наступні видів штампів:
1) реєстраційний — встановлює відповідальність організації за документ, початок відліку строку виконання;

2) інформаційний — для донесення будь-якої інформації (наприклад, «Оплачено» або «Копія вірна»);

3) адресний — містить найменування, адресу та інші реквізити організації;

4) банківський — містить платіжні реквізити компанії;

5) штамп обмеження доступу — вказує, в яких умовах повинен зберігатися документ (наприклад, «Цілком таємно» або «Для службового користування»).

Основна кругла печатка організації зазвичай зберігається у керівника в сейфі, і лише в рідкісних випадках може бути видана під розписку іншому працівникові.

Додаткові печатки і штампи знаходяться у працівників, уповноважених їх використовувати, і зберігаються також в сейфі або в закриття ящиках столу. Відповідальність за їх зберігання затверджується наказом керівника і фіксується підписом в обліковому журналі.

Облік печаток і штампів також ведеться за допомогою спеціального журналу, який знаходиться у керівника організаційного відділу.

Важливо пам’ятати, що виготовлення печаток і штампів має бути чітко обумовлено у відповідних актах організації, а їх неправильне застосування навіть може призвести до фінансових втрат.